FLLTools Documentatie Nederlands

Deze pagina bevat de documentatie voor de FLLTools die worden gebruikt op de regiofinales van de First Lego League.

De FLLTools applicatie wordt ontwikkeld door vrijwilligers. Het kan dus soms iets langer duren voor nieuwe functies beschikbaar zijn. Datzelfde geldt voor de beantwoording van mail; soms duurt dat ook even. We hopen dat je daar begrip voor hebt! 

Ruim voor de wedstrijddag

Ruim voor de wedstrijddag

Vraag een omgeving aan

Voor regiofinales van de FIRST® LEGO® League (BE, LUX, NL)

De organisatoren van de FIRST® LEGO® League finales in België, Luxemburg en Nederland ontvangen automatisch minimaal 1 maand voor de finale de inloggegevens per e-mail. Dit is in de meeste gevallen het contactadres dat bekend is bij de uitvoerende partner. Heb je 1 maand voor aanvang van de finale nog niets ontvangen? Neem dan contact op met thijs@flltools.nl. Dan zorgen we er snel voor dat de gegevens jullie kant op komen.

Schoolfinales

We vinden het enorm leuk dat jullie onze tool willen gebruiken! Stuur een mailtje naar thijs@flltools.nl met daarin:

Omdat het onderhoud, de hosting en de ontwikkeling van de tool niet gratis zijn, vragen we om een vrijwillige bijdrage (dit hoeft dus niet). Wil je een bijdrage doen? Geef dit dan ook aan in de e-mail, dan laten we weten hoe je dat kunt doen.

Operational partners

Are you an operational partner and would you like to use the FLLTools scoring system for your regional finals?
Please contact us at thijs@flltools.nl so we can discuss what would work best for you. The tool is easy to translate. The initial setup requires a bit more work, since the tool itself needs to be translated. After that, only the yearly updates and seasonal information, such as names and descriptions, need translation.

Ruim voor de wedstrijddag

Bedenk wat je nodig hebt

Met FLLTools kun je veel kanten op. Er zijn allerlei functies die het organiseren van je regiofinale makkelijker maken en veel werk automatiseren. Niet elke finale heeft alles nodig. Daarom werkt FLLTools met modules: onderdelen die je zelf aan- of uitzet. Zo blijven de menu's overzichtelijk en zie je alleen wat jij gebruikt. Hoe je modules aanzet lees je op de pagina Instellingen en modules.

Loop vooraf de lijst hieronder door en bedenk wat je op jouw finale wilt gebruiken.

Altijd beschikbaar

Modules die je kunt aanzetten

Omdat FLLTools alle teamnamen, teamnummers en organisatie-informatie bevat, kunnen exports en schermen snel en foutloos worden gemaakt. Vooral bij grote finales scheelt dat enorm veel handmatig werk.

Maatwerk

Mis je iets? Sommige functies vragen om een stukje maatwerk. Afhankelijk van de omvang van het werk kunnen we hiervoor een kleine vrijwillige bijdrage vragen. Dit is eenmalig, want de code wordt onderdeel van FLLTools. Zo kunnen ook andere organisaties er gebruik van maken, en jij volgend jaar opnieuw. Neem hiervoor contact op met thijs@flltools.nl.

Ruim voor de wedstrijddag

Inloggen en je weg vinden

Op deze pagina lees je hoe je inlogt op FLLTools en hoe je de weg vindt in de tool. In de uitleg gebruiken we de link regiofinale.flltools.nl. Vervang "regiofinale" door de naam van jouw regiofinale.

Inloggen

Ga naar https://regiofinale.flltools.nl/login.

Het inlogscherm van FLLTools

Na het inloggen kom je op het dashboard. Bestaat er nog geen tournament en mag jij tournaments aanmaken, dan opent automatisch de Setup Wizard (zie de pagina De Setup Wizard).

FLLTools Unified Login

Voor vrijwilligers die bij meerdere (regio)finales helpen en voor regiopartners / operational partners is er de FLLTools Unified Login. Hiermee log je op alle finales in met dezelfde gegevens. Klik daarvoor op Login with SSO (5) en log in op de pagina die opent. Daarna kom je vanzelf terug in FLLTools.

Wil je hier gebruik van maken? Stuur een mailtje naar thijs@flltools.com, dan krijg je een login toegestuurd.

Je weg vinden

Het dashboard met het menu links en de balk bovenin

Het Dashboard geeft een overzicht van de finale: het aantal teams, de laatste wedstrijd, de hoogste score, hoeveel wedstrijden en jurysessies al zijn ingevoerd en hoeveel opmerkingen er zijn. Met de knoppen op de kaarten ga je direct naar de bijbehorende pagina.

Het gebruikersmenu

Het geopende gebruikersmenu

Let op met Clear cache op een scheidsrechterstablet! Uitslagen die offline zijn ingevoerd en nog niet zijn verstuurd, worden ook gewist. Controleer eerst of alle uitslagen zijn geüpload.

Je profiel

Via User settings kom je op je profielpagina.

De profielpagina

Onderaan de pagina zie je op welke apparaten je bent ingelogd. Met Logout all other devices log je overal uit behalve op het apparaat dat je nu gebruikt. Handig als je bent ingelogd geweest op een gedeelde computer.

2 weken voor de wedstrijd

Dit zijn de stappen die ongeveer 2 weken voor de wedstrijddag gedaan moeten worden.

2 weken voor de wedstrijd

De Setup Wizard

De Setup Wizard neemt je stap voor stap mee door de belangrijkste instellingen van je finale: het tournament, de tafels, de rondes, de modules en de teams. Voor een standaard regiofinale ben je hiermee in een paar minuten klaar.

Rechtsboven in de wizard kun je de taal kiezen. Onderaan elke stap staan de knoppen Back en Next om tussen de stappen te wisselen.

Stap 1: Welkom

Welkomstscherm van de Setup Wizard

Stap 2: Tournament

Een tournament aanmaken in de wizard

Het tournament is de kern van de tool: teams, rondes, het schema en de uitslagen horen er allemaal bij. Vul de velden in:

Een uitgebreide uitleg van alle velden, met adviezen voor de tijden, staat op de pagina Aanmaken van het tournament. Pas als het tournament is aangemaakt, kun je door naar de volgende stappen.

Stap 3: Tafels

Tafelparen aanmaken in de wizard

Robotwedstrijden worden gespeeld op tafels, en tafels maak je altijd per paar aan. Voor beide tafels van het paar vul je in:

Stap 4: Rondes

Rondes aanmaken in de wizard

Maak de rondes aan in de volgorde waarin ze gespeeld worden, te beginnen met de oefenronde.

Stap 5: Modules

Modules kiezen in de wizard

Sommige modules hebben extra instellingen nodig. Zet je de Judge Module, Practice Table Reservations of Livestream Module aan, dan verschijnt daarvoor een extra stap in de wizard.

Stap 6: Jurering (alleen met de Judge Module)

Jurering instellen in de wizard

Stap 7: Oefentafels (alleen met Practice Table Reservations)

Oefentafels aanmaken in de wizard

Meer over het reserveren van oefentafels lees je op de pagina Oefentafels en reserveringen.

Stap 8: Livestream (alleen met de Livestream Module)

Livestream instellen in de wizard

Stap 9: Teams

Teams toevoegen in de wizard

Als laatste voeg je de teams toe. Dit kan per team of in één keer met een bestand.

Meer over het invoeren van teams, bijvoorbeeld met de export uit het regiopartnerportaal, lees je op de pagina Teams in het systeem ingeven.

Stap 10: Klaar!

Samenvatting aan het einde van de wizard

Je ziet een samenvatting van wat je hebt ingesteld: het tournament en het aantal tafels, rondes en teams. Klik op Finish (1) om naar het dashboard te gaan.

Na de wizard ben je nog niet helemaal klaar. Denk nog aan:

De wizard verbergen

Gebruik je de wizard niet? Dan kun je hem verbergen. Ga via Setup naar Settings en zet Hide the setup wizard aan. De knop Wizard verdwijnt dan uit het menu en de wizard opent ook niet meer automatisch.

2 weken voor de wedstrijd

Aanmaken van het tournament

In de e-mail die je hebt ontvangen staan de inloggegevens. Log in op je FLLTools regiofinale (zie de pagina Inloggen en je weg vinden).

Je kunt het tournament ook aanmaken met de Setup Wizard. Die opent automatisch als er nog geen tournament is. Zie de pagina De Setup Wizard. Op deze pagina lees je hoe je een tournament aanmaakt en beheert via het menu, en wat alle velden betekenen.

Naar de Tournaments-pagina

De Tournaments-pagina

FLLTools kan meerdere tournaments tegelijk beheren. Dat is bijvoorbeeld handig als een regio de teams over twee dagen verdeelt. Elk tournament heeft zijn eigen teams, rondes, jury's, schema en uitslagen.

Een tournament aanmaken

Het venster Create new tournament

Tournament name (1): Vul de naam van het tournament in, bijvoorbeeld "Regiofinale".

Copy resources from (optional) (2): Kies een bestaand tournament om de rondes, jury's, tafels en gekozen beoordelingsformulieren van over te nemen. Dit scheelt veel werk als je een tweede dag of een vergelijkbaar evenement aanmaakt. Teams worden niet gekopieerd. Hier staat standaard het tournament ingevuld waarin je nu werkt. Wil je met een leeg tournament beginnen? Maak dit veld dan leeg.

Select a scoresheet (3): Kies hier het scoreformulier van het huidige seizoen. Mocht je voor een offseason een andere scoresheet nodig hebben, laat dit weten. Dan laden we de juiste scoresheet in.

Location name (4): Naam van de locatie, bijvoorbeeld "Gebouw".

Address (5): Adres van de locatie.

City (6): Plaats van de locatie.

Zipcode (7): Postcode van de locatie.

Starting time (8): Vul hierin de datum en starttijd van de wedstrijddag in. Dit wordt gebruikt om het dagschema te maken.

End time (9): Vul hierin de datum en de geplande eindtijd in. Ook dit wordt gebruikt voor het dagschema.

Match length duration (10): De lengte van een robotwedstrijd in minuten. Wij adviseren 7 minuten per wedstrijd.

Simultaneous matches (11): Het aantal wedstrijden dat tegelijk wordt gespeeld. Elke wedstrijd wordt op een tafelpaar gespeeld. Meestal is dit dus gelijk aan het aantal tafelparen (de helft van het aantal tafels).

Jury session duration (12): De lengte van een jurysessie, inclusief de tijd voor juryoverleg. Voor een goed schema raden we aan de duur een veelvoud van 9 minuten te laten zijn, met een minimum van 42 minuten. Dit sluit aan bij het officiële stroomschema:

Default Theme (13): Het kleurthema dat alle gebruikers van dit tournament zien. Gebruikers die zelf een thema hebben gekozen in hun profiel, houden hun eigen thema. Laat je dit leeg, dan wordt het standaardthema gebruikt.

Judging rubrics (14): Kies welke beoordelingsformulieren de jury op dit tournament gebruikt. Laat je dit veld leeg, dan zijn alle formulieren beschikbaar. Dit is alleen van belang als je de Judge Module gebruikt.

Als alles is ingevuld, klik je op Save onderaan het venster. Daarna kom je terug op de Tournaments-pagina, met jouw tournament nu in de lijst.

Een tournament aanpassen of verwijderen

Aan het einde van elke rij staan 3 puntjes (4) (zie de eerste afbeelding). Klik hierop:

Het menu met Show, Edit en Delete

Verwijder een tournament alleen als je het zeker niet meer nodig hebt. Alle gegevens die bij het tournament horen zijn dan niet meer te gebruiken.

Wisselen tussen tournaments

De naam van het huidige tournament in de bovenbalk

Bovenin de balk zie je in welk tournament je aan het werk bent (1). Alles wat je in de tool ziet en doet (teams, schema, uitslagen, exports) hoort bij dit tournament.

Welk tournament bezoekers zien op het publieke scorebord en de teampagina's, stel je in bij Public Tournament op de Settings-pagina. Zie de pagina Instellingen en modules.

Het tournament is nu aangemaakt en je kunt door naar de volgende stap.

2 weken voor de wedstrijd

Instellingen en modules

Op de Settings-pagina bepaal je hoe FLLTools werkt op jouw finale. Hier zet je ook de modules aan of uit: de onderdelen van de tool die je niet op elke finale nodig hebt.

Ga via Setup naar Settings. De pagina bestaat uit een aantal blokken onder elkaar. Elk blok heeft een eigen Save-knop. Sla dus elk blok apart op nadat je iets hebt aangepast.

Basic settings

Het blok Basic settings

Final name (1): De naam van je finale. Deze staat op het inlogscherm, onder de titel.

Everyone can register (2): Bedoeld om bezoekers zelf een account te laten aanmaken. Dit is voor een regiofinale niet nodig: je maakt de accounts zelf aan (zie de pagina Aanmaken van de gebruikers).

Publish results automatically (3): Als deze aanstaat, zien bezoekers op de publieke teampagina's de wedstrijduitslagen van de teams, inclusief het ingevulde scoreformulier. Staat deze uit, dan zijn de uitslagen daar niet zichtbaar voor bezoekers die niet zijn ingelogd. Rondes met verborgen scores blijven altijd verborgen.

Max practice reservations per team (4): Hoeveel oefentafel-reserveringen een team tegelijk mag hebben. Alleen van belang als je de module Practice Table Reservations gebruikt.

Hide score on referee input for hidden rounds (5): Als deze aanstaat, wordt de totaalscore op het scheidsrechtersscherm vervaagd in rondes met verborgen scores. Zo kan een team niet meekijken. De scheidsrechter kan de score zelf zichtbaar maken door erop te tikken.

Hide the setup wizard (6): Verbergt de knop Wizard in het menu. De wizard opent dan ook niet meer automatisch. Zie de pagina De Setup Wizard.

Klik op Save (7) om de wijzigingen in dit blok op te slaan.

Timer en modules

De blokken Timer en Modules

Timer

Met de knoppen Start (1), End (2), Pause (3) en Reset (4) bedien je de wedstrijdklok op alle schermen. Elke knop opent in een nieuw tabblad. Hoe de klok werkt, lees je op de pagina Hoe werkt de klok.

Modules

Zet een module aan met het schuifje en klik onderaan het blok op Save. Na het opslaan verschijnen de bijbehorende pagina's in het menu. Zet je een module uit, dan verdwijnen ze weer. Je gegevens blijven bewaard.

Een module die je niet nodig hebt, kun je het beste uit laten staan. Dan blijft het menu overzichtelijk voor alle vrijwilligers. Je kunt modules altijd later nog aanzetten.

Public Tournament en QR-import

De blokken Public Tournament en Import results via QR

Public Tournament

Bij Default Public Tournament (1) kies je welk tournament bezoekers zien op de publieke pagina's, zoals het scorebord en de teampagina's. Dit is vooral belangrijk als je meerdere tournaments hebt. Klik op Save om op te slaan.

Import results via QR

Scheidsrechters en juryleden kunnen uitslagen invoeren zonder internet. Die uitslagen worden op hun apparaat bewaard. Lukt het niet om ze later te versturen, dan kunnen ze worden overgezet met een QR-code. Met Import Referee Results (2) lees je de QR-code met wedstrijduitslagen in, met Import Rubric Results (3) die met jury-uitslagen. Je scant de QR-codes met de camera van het apparaat. Ondersteunt de browser geen camera, dan kun je de code ook als tekst plakken. Meer hierover lees je op de pagina Scheidsrechtersbriefing.

2 weken voor de wedstrijd

Aanmaken van de rondes en de tafels

De volgende stappen zijn het aanmaken van de rondes en de tafels. Beide zijn een essentieel onderdeel van de scoringtool. Scheidsrechters kiezen bij elke wedstrijd een ronde en een tafel, en het scorebord, de uitslagen en het dagschema zijn per ronde en per tafel opgebouwd. Zorg dus dat beide goed staan voordat je verdergaat.

Aanpassen van de rondes

Overzicht van de rondes via Setup en Rounds

Controleer of de laatste ronde op Hide scores staat als je de uitslag van die ronde pas na de prijsuitreiking wilt laten zien. Staat dit niet goed? Pas het dan aan via Edit.

Een ronde aanmaken of aanpassen

Venster Create round

Roundname (1): De naam van de ronde, bijvoorbeeld "Oefenronde" of "Ronde 1". Deze naam zien de scheidsrechters, de teams en het publiek.

Tournament (2): Het tournament waar deze ronde bij hoort. Meestal staat hier al het juiste tournament ingevuld.

Practice round (3): Zet dit aan voor een oefenronde. Scores van een oefenronde tellen niet mee voor de uitslag en worden niet op het publieke scorebord getoond.

Hide scores (4): Zet dit aan als de scores van deze ronde (nog) niet publiek zichtbaar mogen zijn. Dit wordt meestal gebruikt voor de laatste ronde, zodat het spannend blijft tot de prijsuitreiking. Zie ook Laatste ronde open zetten.

Priority (5): De volgorde van de rondes. Een lager getal komt eerst.

Klik op Save (6) om de ronde op te slaan. Wil je een bestaande ronde aanpassen? Kies dan Edit in het menu achter de ronde; je krijgt hetzelfde venster te zien.

Zorg ervoor dat er geen dubbele priority's zijn en dat ze oplopend zijn.
Let op: als je een schema inlaadt (zie Het dagschema maken), zorg er dan voor dat de priority's bij 1 beginnen en oplopend zijn: de oefenronde 1, ronde 1 = 2, enzovoort. Het schema koppelt de wedstrijden via de priority aan de juiste ronde. Anders zal er een fout optreden.

Een ronde waar al scores aan gekoppeld zijn, kan niet meer worden verwijderd.

Aanmaken van de tafels

De tafels zijn een vast onderdeel van FLLTools. Je hoeft hiervoor dus niets meer aan te zetten in de instellingen.

Overzicht van de tafels via Setup en Tables

Instellen tafels

Venster Create table pair

De tafels worden altijd per paar aangemaakt, want bij de robotwedstrijd spelen er altijd 2 teams naast elkaar. Je vult dus steeds 2 tafels tegelijk in.

Wil je later één tafel aanpassen, bijvoorbeeld de kleur? Gebruik dan Edit via de 3 puntjes achter de tafel. Je past dan alleen die ene tafel aan.

Kies duidelijke kleuren die goed van elkaar te onderscheiden zijn. Teams en scheidsrechters zoeken hun tafel vaak op kleur, en de kleur wordt ook groot getoond op de infoschermen.

2 weken voor de wedstrijd

Jury's en beoordelingsformulieren

Naast de robotwedstrijd worden de teams ook beoordeeld door een jury. In FLLTools stel je hiervoor twee dingen in: de jury's (de juryteams of jurylokalen waar de teams langskomen) en de beoordelingsformulieren (rubrics) die de juryleden invullen.

De jury-onderdelen zijn alleen zichtbaar als de Judge Module aan staat. Zie hiervoor de pagina Instellingen en modules.

Jury's aanmaken

Een jury is een groep juryleden in één lokaal, die gedurende de dag het ene team na het andere ontvangt. In het dagschema krijgt elk team een jurysessie bij een van de jury's.

Overzicht van de jury's via Setup en Jury

Venster Create jury

Number (1): Het nummer van de jury. Begin met 1 en nummer door. Het schema (zowel de generator als een geïmporteerd schema) koppelt de jurysessies via dit nummer aan de juiste jury.

Name (2): De naam van de jury, bijvoorbeeld "Jury A" of "Panel Alpha". Deze naam zien de teams in hun dagschema en op de infoschermen.

Location (3): Het lokaal of de plek waar deze jury zit, bijvoorbeeld "Lokaal 1.02". Zo weten teams en vrijwilligers waar ze naartoe moeten.

Tournament (4): Het tournament waar deze jury bij hoort.

Klik op Save (5). Herhaal dit tot alle jury's zijn aangemaakt. Via de 3 puntjes achter een jury kun je deze later nog aanpassen of verwijderen.

Beoordelingsformulieren (rubrics)

De juryleden vullen per team een beoordelingsformulier in, ook wel rubric genoemd. De officiële rubrics van het seizoen staan al klaar in FLLTools, bijvoorbeeld Innovation Project, Robot Design en het feedbackformulier. In de meeste gevallen hoef je hier dus niets aan te veranderen.

Kiezen welke rubrics je gebruikt

Per tournament stel je in welke rubrics de jury gebruikt. Dit doe je bij het tournament zelf: ga via Setup naar Tournaments en kies Edit bij jouw tournament.

Het veld Judging rubrics bij het tournament

Welke rubrics meetellen voor de ranglijst van het juryberaad, stel je in op de pagina Competition Results (zie het hoofdstuk Juryberaad).

De rubric editor

Wil je een rubric bekijken of aanpassen, of een rubric inladen die je van ons hebt gekregen? Ga dan via Setup naar Rubric editor.

Overzicht in de Judging rubric editor

Een rubric aanpassen in de editor

Een rubric is als volgt opgebouwd:

In de editor zie je soms teksten als rubric.challenge.robot.identify.title. Dit zijn vertaalsleutels: de juryleden zien op hun scherm automatisch de tekst in hun eigen taal. Pas deze sleutels dus niet aan, tenzij je zeker weet wat je doet.

Pas een rubric niet meer aan als de jury er al mee aan het werk is. Twijfel je? Neem contact op met thijs@flltools.nl.

2 weken voor de wedstrijd

Aanmaken van de gebruikers

Iedereen die interactie heeft met FLLTools heeft een gebruikersaccount nodig: scheidsrechters, juryleden, het wedstrijdsecretariaat en de organisatie.
Er zijn verschillende rollen, elk met eigen rechten.

Overzicht van de gebruikers via Setup en Users

Nieuwe gebruikers aanmaken:

Venster Create User

Name (1): Naam van de persoon waarvoor het account wordt aangemaakt.
Email (2): E-mailadres van de persoon. Hiermee logt de persoon in.
Password (3): Het wachtwoord voor deze persoon. Dit veld verdwijnt als je (4) aanzet.
Send an invitation email (4): Zet dit aan om de persoon een uitnodiging per e-mail te sturen. In de e-mail staat een link waarmee de persoon zelf een wachtwoord kiest. De link is 7 dagen geldig.
Roles (5): Een menu opent waarin je één of meer rollen kunt selecteren (zie hieronder).

Gebruik je Send an invitation email niet, dan krijgt de gebruiker geen e-mail. Je moet de inloggegevens dan zelf aan de persoon doorgeven.

De rollen

Met een rol bepaal je wat iemand in FLLTools mag. Geef iedereen alleen de rol die hij of zij nodig heeft.

Alle rollen behalve User en Guest kunnen ook opmerkingen (remarks) over teams plaatsen.

Een gebruiker aanpassen

Klik op de 3 puntjes (4) achter een gebruiker in de lijst en kies Edit. Je komt dan op de pagina van die gebruiker:

Detailpagina van een gebruiker

Elk blok heeft zijn eigen Save-knop. Klik dus op Save in het blok dat je hebt aangepast.

Het menu bij een gebruiker met Log in as

Super Administrators zien in het menu ook de optie Log in as (1). Hiermee kun je tijdelijk inloggen als die gebruiker, bijvoorbeeld om te controleren wat een scheidsrechter of jurylid ziet. Bovenaan het scherm staat dan een melding met een knop om terug te gaan naar je eigen account.


FLLTools Unified Login

Voor vrijwilligers die bij meerdere (regio)finales helpen en voor regiopartners / operational partners hebben we de FLLTools Unified Login. Hiermee kun je op alle finales inloggen met dezelfde login, via de knop Login with SSO op het inlogscherm.

Je hebt dan één login nodig om overal in te loggen. Wil je hier gebruik van maken? Stuur een mailtje naar thijs@flltools.com en dan krijg je een login toegestuurd.

2 weken voor de wedstrijd

Teams in het systeem ingeven

Er zijn 2 manieren om de teams in te voeren:

  1. Handmatig
  2. Via een file upload

Ga om te beginnen naar de Teamspagina (1).

De teamspagina met de knoppen Add, Upload en Custom fields

Handmatig invoeren

Venster Create team

Teamnumber (1): Voer hier het teamnummer (of wedstrijdnummer van PTvT) in. Dit moet een uniek getal zijn, en mag geen letters bevatten.

Tournament (2): Het tournament waar het team aan meedoet. Meestal staat hier al het juiste tournament ingevuld.

Teamname (3): De naam van het team.

Organisation (4): De school, club of organisatie van het team.

Coach email (5): Het e-mailadres van de (hoofd)coach. Dit veld is verplicht. Het adres wordt onder andere gebruikt om na de finale de juryformulieren naar de coach te sturen.

Invite coach to manage this team now (6): Als dit aan staat, krijgt de coach direct een uitnodiging per e-mail. Daarmee kan de coach een eigen account aanmaken en zelf de teamgegevens aanvullen, zoals de teamfoto, de yell en de beschrijving van de robot en het project. Deze optie is alleen zichtbaar als de module Advanced Team Management aan staat.

Via een file upload

Heb je de teams al in een spreadsheet staan? Dan kun je ze in één keer inladen via de knop Upload (3).

Venster Upload team list

Het formaat van het bestand

Gebruik een Excel- of CSV-bestand met de kolommen in deze volgorde:

Gebruik GEEN header (kopregel), anders gaat de upload fout. Elke rij is één team.

Nederland

Vanuit het Regiopartner portaal van PTvT kunnen exports worden gemaakt. Zorg dat het bestand dat je uploadt de kolommen in de volgorde hierboven heeft, zonder kopregel. Pas de export zo nodig eerst aan in Excel.

België

Nog geen informatie bekend. Gebruik het formaat hierboven.

Extra teamvelden (Custom fields)

Wil je per team extra informatie bijhouden, zoals een pitnummer? Dan kun je zelf extra velden aanmaken via Custom fields (4).

Venster Custom team fields

De waarde van deze velden vul je per team in op de pagina van het team. Zie hiervoor Een team updaten.

2 weken voor de wedstrijd

Het dagschema maken

Het dagschema is de ruggengraat van je regiofinale. Hierin staat wanneer en waar elk team bij de jury moet zijn, aan welke tafel het speelt en wanneer er pauzes of andere activiteiten zijn. Het schema wordt op veel plekken in FLLTools gebruikt: bij de scheidsrechters (team automatisch invullen), op de infoschermen, op de openbare teampagina's en in de exports.

Er zijn twee manieren om een schema te maken:

  1. Laten genereren door FLLTools zelf (aanbevolen)
  2. Een schema importeren dat je met een externe tool hebt gemaakt

Het schema is alleen zichtbaar als de Schedule Module aan staat. De knop om een schema te genereren verschijnt als ook de Schematic Generator Module aan staat. Zie de pagina Instellingen en modules.

Voordat je begint

Het schema wordt opgebouwd uit de gegevens die je al hebt ingevoerd. Controleer daarom eerst of deze compleet zijn:

Moet een team later komen, eerder weg, extra tijd krijgen of niet naar de jury? Dit kun je per team instellen op de pagina van het team, in het blok Scheduling (Needs extra time, Does not attend judging, Available from en Available until). De generator houdt hier rekening mee.

Het schemaoverzicht

Het schemaoverzicht met de knoppen bovenaan

Een team volgen

Klik één keer op een blokje in het schema. Alle onderdelen van dat team worden dan oranje gemarkeerd, zodat je in één oogopslag de hele dag van het team ziet.

Alle onderdelen van één team oranje gemarkeerd

Onderdelen verplaatsen en tijden aanpassen

Venster Event Details

Wijzigingen worden direct opgeslagen. Kan een wijziging niet, bijvoorbeeld omdat deze botst met een ander onderdeel, dan krijg je een melding en springt het blokje terug.

Een schema laten genereren

FLLTools kan zelf een compleet schema maken: elk team krijgt één jurysessie en één wedstrijd per ronde, zonder dat er iets botst. Klik op Generate schedule.

Het formulier om een schema te genereren

Bovenaan zie je een overzicht van wat er in het schema komt: het aantal teams, rondes, jury's en tafelparen. Klopt dit niet? Pas dan eerst de teams, rondes, jury's of tafels aan.

De tijden zijn standaard overgenomen van het tournament. Je kunt ze hier aanpassen:

Match length (1): De lengte van een robotwedstrijd in minuten.

Judging length (2): De lengte van een jurysessie in minuten.

Match buffer (3): Extra minuten tussen twee wedstrijden aan dezelfde tafel, bijvoorbeeld om de tafel terug te zetten.

Judging buffer (4): Extra minuten tussen twee jurysessies, bijvoorbeeld voor het juryoverleg en het invullen van de formulieren.

Simultaneous matches (5): Hoeveel wedstrijden er tegelijk gespeeld worden. Dit kan maximaal het aantal tafelparen zijn.

Min. travel between activities (6): Hoeveel minuten een team minimaal heeft tussen twee onderdelen, om van de jury naar de tafel te lopen (of andersom).

Extra time for flagged teams (7): Hoeveel extra minuten teams krijgen bij wie Needs extra time aan staat.

Start time (8) en End time (9): Het begin en einde van het schema.

Seed (10): Optioneel. Met dezelfde seed krijg je precies hetzelfde schema. Laat dit leeg als je niet weet wat je ermee moet.

Breaks (11): Klik op Add break om een pauze toe te voegen, zoals de lunch of de opening. Vul de naam, het begin en de duur in, en kies bij For voor wie de pauze geldt: ALL (iedereen), TABLE (alleen de robotwedstrijden) of JURY (alleen de jury).

Custom team events (12): Klik op Add event voor een extra activiteit waar elk team één keer langs moet, bijvoorbeeld een pitbezoek of de teamfoto. Je vult de naam, een eventuele locatie, de duur, de buffer en het aantal Stations in (hoeveel teams er tegelijk terechtkunnen). Optioneel geef je aan vanaf wanneer en tot wanneer de activiteit plaatsvindt.

Clear & regenerate (13): Bestaat er al een schema? Zet dan dit vinkje aan om het bestaande schema te vervangen. Alleen het schema van dit tournament wordt vervangen.

Klik op Generate (14). Na een paar seconden kom je terug in het schemaoverzicht met het nieuwe schema. Lukte het niet om alle teams in te plannen? Dan kom je op de pagina Check schedule terecht (zie hieronder).

Zodra er scores of juryformulieren zijn ingevoerd, kan er geen nieuw schema meer worden gegenereerd. Die resultaten zijn namelijk aan het schema gekoppeld. Je ziet dan deze melding:

Melding dat genereren uitgeschakeld is omdat er al resultaten zijn

Wil je dan nog iets veranderen? Pas het schema dan met de hand aan in het schemaoverzicht.

Het schema controleren

Met Check schedule zie je per team hoeveel wedstrijden en jurysessies het heeft. Teams waar iets ontbreekt, zijn gemarkeerd.

De pagina Check Schedule

Zelf een onderdeel toevoegen

Met Add schedule item voeg je een los onderdeel toe. Kies eerst het type:

Venster Add Schedule Item met het type Team Event

Vul bij elk type de Start time en End time in en klik op Save.

Een schema importeren

Heb je het schema met een externe tool gemaakt? Dan kun je het importeren via Import schedule.

De import is een BETA-functie en wordt waarschijnlijk niet verder ontwikkeld. Gebruik bij voorkeur de ingebouwde generator. Bij het importeren moeten de rondes (priority), tafels en jury's genummerd zijn vanaf 1, anders gaat het inladen fout.

Het schema voor de hoofdscheidsrechter

Op https://regiofinale.flltools.nl/schedule/headReferee staat een overzicht speciaal voor de hoofdscheidsrechter: per tijdstip zie je welk team aan welke tafel moet staan. Een streepje betekent dat de tafel vrij is. Vervang "regiofinale" met de naam van jouw regiofinale.

Het schema voor de hoofdscheidsrechter

Het openbare schema

Teams, coaches en bezoekers kunnen het schema bekijken via Schedule in het menu van de openbare website, op https://regiofinale.flltools.nl/home/schedule. Hier kan niets worden aangepast. Daarnaast ziet elk team zijn eigen dagschema op zijn teampagina (zie Teamfunctionaliteiten).

Het openbare schema

Paar dagen voor de finale

Dit is de stap die wordt uitgevoerd zodra alle teamnamen definitief zijn.

Paar dagen voor de finale

Een team updaten

Als een team een naamswijziging of andere gegevens doorgeeft, kun je dit zelf aanpassen. Alle informatie van een team staat op één teampagina.

De teampagina openen

Teamlijst met de 3 puntjes achter een team

Menu met Show, Edit en Delete

De onderdelen van de teampagina

De teampagina is opgedeeld in blokken. Welke blokken je ziet, hangt af van de modules die aanstaan (zie de pagina Instellingen en modules).

Teampagina met de blokken Grouppicture, Basic information, Scheduling en More Information

Grouppicture (1): De teamfoto. Dit blok is zichtbaar als de module Advanced Team Management aanstaat. Met Choose a photo en Upload photo zet je een foto op de teampagina. De foto wordt direct opgeslagen, los van de Save knoppen. Zie de pagina Teamfoto's uploaden.

Basic information (2): Het Teamnumber, het Tournament waar het team bij hoort, de Teamname en de Organisation (school, club of organisatie). Het teamnummer moet een uniek getal zijn, zonder letters.

Scheduling (3): Wensen voor de schemagenerator. Dit blok is zichtbaar als de Schedule module aanstaat.

Deze wensen worden alleen gebruikt als je het schema (opnieuw) genereert. Zie de pagina Het dagschema maken.

More Information (4): De Yell, een Robot Description en een Innovation project description. Deze teksten verschijnen op de publieke teampagina (zie Teamfunctionaliteiten).

Blokken Weblinks en Coaches

Coaches (6): Hier koppel je een coach aan het team. Vul het e-mailadres van de coach in en klik op Add coach. De coach krijgt dan een e-mail:

De coach kan daarna zelf de teamgegevens bijwerken. Zie het kopje Het coachportaal op de pagina Teamfunctionaliteiten.

Custom information: Heb je bij de teams eigen velden aangemaakt (bijvoorbeeld een pitnummer), dan verschijnt er ook een blok Custom information waarin je deze per team invult. Hoe je deze velden aanmaakt, lees je op de pagina Teams in het systeem ingeven.

Opslaan

Paar dagen voor de finale

Teamfoto's uploaden

Als de module Advanced Team Management aanstaat, kan elk team een teamfoto krijgen. De foto staat op de publieke teampagina, zodat ouders, bezoekers en andere teams kunnen zien wie er achter een teamnaam zit. Jij kunt als organisatie de foto uploaden, maar coaches kunnen dat ook zelf doen via het coachportaal.

Een teamfoto uploaden

Blok Grouppicture met een gekozen foto en de knop Upload photo

De foto wordt direct opgeslagen. Je hoeft dus niet meer op een van de Save knoppen van de teampagina te drukken. Onderaan het scherm verschijnt de melding The team photo has been updated.

Je kunt een foto in JPG, PNG of WebP uploaden, van maximaal 10 MB. Een liggende foto werkt het best: de foto wordt bijgesneden zodat het hele blok gevuld is, en bij een staande foto vallen er dan al snel hoofden af.

Een teamfoto vervangen of verwijderen

Na het uploaden staat de nieuwe foto in het blok.

Blok Grouppicture met de geüploade foto en de knop Remove photo

De teamfoto op de publieke teampagina

De teamfoto (1) staat bovenaan de teaminformatie op de publieke teampagina, boven het teamnummer, de teamnaam en de yell. Iedereen kan deze pagina zonder in te loggen bekijken. Meer over de teampagina lees je op de pagina Teamfunctionaliteiten.

Publieke teampagina met de teamfoto

De teamfoto is voor iedereen zichtbaar. Teams bestaan vaak uit minderjarigen, dus upload alleen een foto als het team (en de ouders) daar toestemming voor hebben gegeven.

Coaches uploaden zelf hun teamfoto

Heb je een coach aan het team gekoppeld (zie het kopje Coaches op de pagina Een team updaten), dan kan de coach de teamfoto ook zelf regelen. Zo hoef jij niet alle foto's te verzamelen.

Coachportaal met het blok Grouppicture

Uploadt de coach een nieuwe foto, dan vervangt die de foto die jij eventueel al had geüpload, en andersom. Er is per team altijd maar één teamfoto.

Paar dagen voor de finale

Maken van de exports

De beschikbare exports kunnen per regiofinale verschillen. Bij speciale aanvragen kan het zijn dat er meer of juist minder opties op de pagina zichtbaar zijn. In het onderstaande voorbeeld gaan we uit van een standaard regiofinale.

Alle exports worden gemaakt met de gegevens die op dat moment in FLLTools staan: teamnamen, teamnummers, het schema en de uitslagen. Maak de exports dus pas als de teams en het schema compleet zijn.

De exportpagina

Ga via Setup naar Exports.

Exportpagina met het tournament, de knop Generate en de exportkaarten

Heb je na het genereren nog iets aangepast, zoals een teamnaam of het schema? Klik dan opnieuw op Generate. De bestaande bestanden worden dan vervangen door nieuwe.

Uitleg van de exports:

Juryresultaten en OJS

Onder de gegenereerde exports staan nog twee kaarten. Deze bestanden worden direct gemaakt als je erop klikt; je hoeft hiervoor niet eerst op Generate te drukken.

Kaarten Judging Results en Official Judging Sheet Export

Judging Results: De juryformulieren die de jury digitaal heeft ingevuld (zie Jurybriefing). Er zijn drie downloads:

Official Judging Sheet Export (4): Met Download (5) krijg je een Excel-bestand met alle robotwedstrijdscores en de Gracious Professionalism-scores. Deze export maak je aan het einde van de wedstrijddag. Hoe je deze gegevens in OJS zet, lees je in het hoofdstuk Juryberaad op de pagina FLLTools export naar OJS.

Eigen PDF's

Staat de module Custom PDF Templates aan, dan zie je onderaan de pagina ook het blok Custom PDF Templates. Hiermee maak je bijvoorbeeld certificaten of badges met een eigen ontwerp. Dit staat uitgelegd op de pagina Eigen PDF-sjablonen.

Alle PDF-exports zijn niet aanpasbaar. Wil je een export met een eigen ontwerp? Gebruik dan de eigen PDF-sjablonen, of neem contact op met thijs@flltools.nl.

Paar dagen voor de finale

Eigen PDF-sjablonen

Met eigen PDF-sjablonen maak je documenten met je eigen ontwerp, zoals certificaten, badges of naamkaartjes. Je uploadt een achtergrond (bijvoorbeeld het ontwerp van een certificaat) en plaatst daar gegevens op, zoals de teamnaam en het teamnummer. FLLTools maakt daarna in één keer een PDF met een pagina voor elk team.

Deze functie zit in de module Custom PDF Templates. Zie je de onderdelen op deze pagina niet? Zet de module dan aan via Setup en Settings (zie de pagina Instellingen en modules). De functie is nog in BETA.

Het overzicht van de sjablonen

Je komt bij de sjablonen via Setup, Exports en dan de knop Manage Templates in het blok Custom PDF Templates.

Overzicht van de PDF-sjablonen

Een sjabloon maken

Klik op Create Template. Vul eerst de gegevens van het sjabloon in:

Formulier Template Information

Template Name (1): De naam van het sjabloon, bijvoorbeeld "Certificaat deelname".

Description (2): Een korte omschrijving. Dit veld is niet verplicht.

Template Type (3): Wordt automatisch ingevuld op basis van het bestand dat je uploadt (image of pdf).

Page Orientation (4): Kies Portrait (staand) of Landscape (liggend). Het document wordt altijd op A4 gemaakt.

Tournament (Optional) (5): Koppel het sjabloon aan één tournament. Laat je dit leeg, dan kun je het sjabloon bij alle tournaments gebruiken.

Template File (6): De achtergrond van het document, maximaal 10 MB.

Gebruik voor de achtergrond een afbeelding (PNG of JPG) in A4-verhouding. Alleen dan zie je het ontwerp in de editor en komt het goed in de PDF terecht.

Gegevens op de achtergrond plaatsen

Zodra je een afbeelding hebt gekozen, verschijnt deze in de Template Editor.

Template Editor met een certificaat en geplaatste variabelen

De schema-gegevens worden ingevuld met één robotwedstrijd van het team. Wil je per team alle wedstrijden tonen, gebruik dan de Match List op de exportpagina.

Klik onderaan op Create Template om het sjabloon op te slaan. Een bestaand sjabloon pas je op dezelfde manier aan; klik dan op Update Template. Upload je bij het aanpassen geen nieuw bestand, dan blijft de huidige achtergrond staan.

De PDF maken

De PDF's maak je op de exportpagina, in het blok Custom PDF Templates.

Blok Custom PDF Templates op de exportpagina

Heb je een idee voor een export die vaker van pas komt? Laat het weten via thijs@flltools.nl. Dan kijken we of deze standaard in FLLTools kan komen.

Paar dagen voor de finale

Hoe werkt de klok

FLLTools bevat een wedstrijdklok voor de robotwedstrijden. De klok telt de 2 minuten en 30 seconden van een wedstrijd af en speelt de bekende wedstrijdgeluiden af. Je kunt de klok op meerdere schermen tegelijk tonen en bedienen vanaf één plek, of via de API.

Test deze functie vooraf op de computers en schermen die je op de wedstrijddag gebruikt, inclusief het geluid. Soms geven bepaalde browsers fouten. Loop je ergens tegenaan, neem dan contact op met thijs@flltools.nl.

Het klokscherm

Klokscherm met 02:30 in LEGO-steentjes

Alle klokschermen lopen gelijk met de server. Het maakt dus niet uit wanneer een scherm is geopend of hoe de klok van die computer staat: ververs je een scherm tijdens een wedstrijd, dan pakt het direct de juiste tijd weer op.

De klok bedienen

De knoppen voor de klok staan via Setup en Settings, in het blok Timer.

Blok Timer met de knoppen Start, End, Pause en Reset

Elke knop opent een nieuw tabblad in je browser. Dit tabblad mag je weer sluiten.

Het klokscherm toont LEGO vlak voor de start

Het klokscherm tijdens een wedstrijd

Geluiden

De klok speelt op de belangrijke momenten een geluid af, zodat niemand naar de cijfers hoeft te kijken:

Na het einde van een wedstrijd zet de klok zichzelf na ongeveer 10 seconden automatisch terug op 2:30.

Browsers spelen vaak pas geluid af nadat iemand op de pagina heeft geklikt. Klik daarom na het openen van het klokscherm één keer op de pagina, en doe vóór de eerste wedstrijd een geluidstest. Zorg ook dat de speakers van die computer aan staan.

De klok op een infoscherm

Wil je bij de wedstrijdtafels de klok én de teams van dat tafelpaar laten zien? Gebruik dan het infoscherm Timer + Table Pair Screen. Deze klok loopt gelijk met het klokscherm en wordt met dezelfde knoppen bediend. Hoe je een infoscherm aanmaakt, lees je op de pagina Infoschermen.

Bedienen via de API

De klok kan ook worden bediend door een ander systeem, bijvoorbeeld een fysieke startknop. Hiervoor maak je een API-token aan met de permissie result.create. De endpoints (start, pause, end, reset en toggle) staan in de API-documentatie, via Setup en API Docs, onder het kopje Timer. Wil je hier gebruik van maken en heb je hulp nodig? Neem dan contact op met thijs@flltools.nl.

Tips

Paar dagen voor de finale

Infoschermen

Met infoschermen laat je op tv's en beamers in de zaal zien wat er gebeurt: welk team er aan een tafel staat, wie er bij de jury is, de stand van het scorebord en meer. Je stelt een scherm één keer in en opent het daarna op een computer die aan het scherm hangt. Het scherm werkt zichzelf automatisch bij.

Infoschermen zijn onderdeel van de Info Screen Module. Zie je de knop niet in het menu? Zet de module dan aan via Setup → Settings (zie de pagina Instellingen en modules).

Soorten infoschermen

Een infoscherm aanmaken

Infoschermen in het menu

Venster om een infoscherm aan te maken

Name (1): Een herkenbare naam, bijvoorbeeld de plek waar het scherm hangt ("Tafelpaar 1 bij de ingang"). Deze naam zie je later terug als je het scherm op de computer kiest.

Screen Type (2): Het soort scherm, zie het overzicht hierboven.

Table 1 (3) en Table 2 (4): Alleen bij een (Timer +) Table Pair Screen: kies de twee tafels. Bij een Table Screen kies je één tafel, bij een Jury Screen kies je de jury.

Background Type (5): De achtergrond van het scherm:

Template (7): Optioneel. Laat je dit leeg, dan gebruikt het scherm de standaard indeling. Dat is voor de meeste finales prima.

Een eigen indeling maken (template)

Wil je zelf bepalen wat er op het scherm staat, bijvoorbeeld een welkomsttekst met de huidige tijd? Gebruik dan de template-editor onderaan het venster.

Template-editor van een infoscherm

Het scherm openen op een tv of beamer

Pagina om een infoscherm te kiezen

Het scherm ververst zich elke 30 seconden. Komt er een nieuwe score binnen, dan wordt het scherm direct bijgewerkt. Je hoeft er de hele dag dus niets meer aan te doen.

Zo ziet een General Info-scherm met de standaard indeling eruit:

General Info scherm met scorebord en lopende scores

En een Timer + Table Pair Screen, met de klok boven de twee tafels in hun eigen tafelkleur:

Timer en tafelpaar infoscherm

Een Jury Screen laat de huidige en de volgende sessie van één jury zien:

Jury infoscherm

Taal van het scherm

Infoschermen staan standaard in het Engels. Wil je een andere taal, zet dan ?lang= met de taalcode achter het adres van het scherm, bijvoorbeeld ?lang=nl voor Nederlands, ?lang=be voor Vlaams of ?lang=fr voor Frans.

Tips

Paar dagen voor de finale

Livestream

Zend je de finale live uit via Twitch of YouTube? Dan kun je de stream op de publieke site van je regiofinale laten zien. Bezoekers hoeven dan niet zelf naar de juiste link te zoeken.

De livestream is onderdeel van de Livestream Module. Zet deze aan via Setup → Settings als je de knop Livestream niet in het menu ziet (zie de pagina Instellingen en modules).

De livestream instellen

Livestream instellingen

Livestream Platform (1): Kies Twitch of YouTube.

Livestream URL or Username (2):

Klik op Save (3). De publieke pagina laat de stream meteen zien.

De publieke livestreampagina

Bezoekers vinden de stream via Livestream in het menu van de publieke site, of direct op https://regiofinale.flltools.nl/livestream. Vervang "regiofinale" met de naam van jouw regiofinale.

Publieke livestreampagina

De speler werkt zoals de gewone Twitch- of YouTube-speler: kijkers kunnen het geluid regelen en de video op volledig scherm zetten. Is de stream (nog) niet live, dan laat Twitch dat in de speler zien.

Scores in beeld met de Stream Overlay

Maak je zelf de uitzending, bijvoorbeeld met OBS? Maak dan een infoscherm van het type Stream Overlay (zie de pagina Infoschermen). De overlay laat een scorebord zien, een lopende balk met de laatste scores en een melding zodra er een nieuwe score binnenkomt.

Stream overlay met scorebord en lopende scores

Tips

Paar dagen voor de finale

Oefentafels en reserveringen

Veel regiofinales hebben oefentafels waar teams hun robot nog even kunnen testen. Met FLLTools kunnen teams zelf een oefenmoment reserveren via een scherm (bijvoorbeeld een touchscreen of tablet) bij de oefentafels. Jij stelt per tafel in hoe lang een oefenmoment duurt en wanneer de tafel open is. FLLTools maakt daar automatisch de tijdsloten van.

Hiervoor moet de module Practice Table Reservations aan staan. Dit doe je via Setup → Settings (zie de pagina Instellingen en modules). Staat de module uit, dan zien teams op het reserveringsscherm dat er geen plekken beschikbaar zijn.

Oefentafels aanmaken

Lijst met oefentafels

Venster om een oefentafel toe te voegen

Table Number (1): Het nummer van de oefentafel, bijvoorbeeld 1, 2, 3.

Colour (2): De naam van de kleur van de tafel, bijvoorbeeld "Rood". Zo vinden teams snel de juiste tafel.

Slot Length (minutes) (3): Hoe lang een oefenmoment duurt, in minuten.

Opening Time (4): Vanaf hoe laat de tafel open is om te oefenen.

Closing Time (5): Tot hoe laat de tafel open is.

Kleurkiezer (6): De kleur die teams op het reserveringsscherm en het infoscherm zien.

Klik op Save. De tijdsloten worden automatisch gemaakt. Een tafel die open is van 09:00 tot 10:00 met een slot van 15 minuten geeft bijvoorbeeld vier sloten: 09:00, 09:15, 09:30 en 09:45.

Maximaal aantal reserveringen per team

Hoeveel oefenmomenten een team tegelijk vooruit mag reserveren, stel je in via Setup → Settings bij Max practice reservations per team (standaard 2). Zodra een oefenmoment voorbij is, telt het niet meer mee en kan het team weer een nieuw moment reserveren.

Reserveringen bekijken en annuleren

Reserveringen van een oefentafel

Met Delete in het menu verwijder je de hele oefentafel, inclusief de tijdsloten.

Zo reserveert een team

Zet bij de oefentafels een computer, tablet of touchscreen neer met de pagina https://regiofinale.flltools.nl/practice-reservation. Vervang "regiofinale" met de naam van jouw regiofinale. Inloggen is niet nodig.

Stap 1: Teamnummer invullen

Het team tikt zijn teamnummer in met de grote cijfertoetsen (of het toetsenbord) en drukt op Continue. Bestaat het nummer niet, dan verschijnt een melding en kan het team het opnieuw proberen.

Teamnummer invullen op het reserveringsscherm

Stap 2: Een tijd kiezen

Het team ziet nu alle vrije tijdsloten: elke kolom is een oefentafel, elke rij een tijd. Een lege plek betekent dat die tafel op dat moment al bezet of gesloten is. Rechts staat Your Schedule, het dagschema van het team, zodat het een tijd kan kiezen die niet botst met een wedstrijd of jurysessie.

Vrije tijdsloten en het schema van het team

Na het kiezen van een tijd vraagt het scherm om bevestiging. Het team drukt op Confirm om te reserveren, of op Cancel om terug te gaan.

Reservering bevestigen

Stap 3: Klaar

Het team ziet Reserved!. Met Make Another Reservation kan het nog een moment reserveren (als het maximum nog niet is bereikt), met Done gaat het scherm terug naar het begin.

Reservering gelukt

Goed om te weten:

Oefentafels op een infoscherm

Met een infoscherm van het type Practice Tables laat je bij de oefentafels zien wie er nu oefent (Now), wie hierna komt (Next) en hoeveel sloten er nog vrij zijn. Zie de pagina Infoschermen.

Infoscherm met de oefentafels

Paar dagen voor de finale

Teamfunctionaliteiten

FLLTools heeft een publiek gedeelte waar teams, coaches, ouders en bezoekers zonder in te loggen hun team kunnen opzoeken. Daarnaast kunnen coaches, als de module Advanced Team Management aanstaat, zelf de gegevens van hun team bijwerken.

De teamlijst

Op https://regiofinale.flltools.nl/team staat een publieke lijst met alle teams. Bezoekers komen hier ook via Teams (1) in het menu bovenaan de publieke pagina's.

Publieke teamlijst met de knop More about the team

De teampagina

De inhoud van de teampagina hangt af van welke modules aanstaan. Met alle modules aan ziet de pagina er zo uit:

Publieke teampagina met teaminformatie, dagschema en wedstrijduitslagen

De wedstrijduitslagen staan alleen op de teampagina als Publish results automatically aanstaat (via Setup en Settings). Staat deze instelling uit, dan ziet het team de melding dat de uitslagen na het toernooi worden gepubliceerd.

Herinneringen voor teams

Teams en ouders kunnen op hun eigen telefoon een melding krijgen kort voordat het team ergens moet zijn. Hier is geen account voor nodig.

Venster Event reminders met de keuze voor het aantal minuten

Er komt een melding voor elke robotwedstrijd, jurysessie, oefentafelreservering en ander onderdeel uit het schema van dat team. Via hetzelfde belletje kan de bezoeker de meldingen weer aanpassen of uitzetten.

Meldingen werken in de meeste browsers op Android en op de computer. Op een iPhone werkt het alleen als de website eerst aan het beginscherm is toegevoegd. Zijn meldingen voor de website geblokkeerd, dan moet de bezoeker ze eerst toestaan in de instellingen van de browser.

Het coachportaal

Als de module Advanced Team Management aanstaat, kun je coaches toevoegen aan hun team (zie de pagina Een team updaten). De coach krijgt een e-mail en kan daarna inloggen. Na het inloggen komt de coach direct op de pagina van zijn of haar team. Coacht iemand meerdere teams, dan kiest hij of zij eerst het team.

Coachportaal met de teamfoto, de teamgegevens en weblinks

Het teamnummer, het tournament en de organisatie kan alleen de organisatie aanpassen.

Na afloop van het toernooi (als de eindtijd van het tournament voorbij is) ziet de coach ook de ingevulde juryformulieren van het team, onder Judging rubrics (1). Per formulier staat welke jury het heeft ingevuld, met de score en de gekozen niveaus per onderdeel.

Juryformulieren van het team in het coachportaal

Paar dagen voor de finale

OJS voorbereiden

OJS (Official Judging Spreadsheet) is het officiële Excel-bestand van FIRST waarin de jury- en robotscores samenkomen en waarmee de awards worden bepaald. Of je OJS nodig hebt, hangt af van hoe je de jurering doet.

Heb je OJS nodig?

Twijfel je welke manier jouw regio gebruikt? Vraag het na bij je uitvoerende partner of mail naar thijs@flltools.nl.

OJS voorbereiden (een paar dagen voor de finale)

Hoe je tijdens het juryberaad met OJS werkt, lees je op de pagina Hoe te werken met OJS.

Paar dagen voor de finale

Verborgen pagina's

Niet elke pagina van FLLTools heeft een knop of een link in het menu. Een aantal pagina's is bedoeld voor een groot scherm, een kiosk of een specifieke vrijwilliger, en daar wil je bezoekers niet per ongeluk naartoe sturen. Deze pagina's open je door het adres zelf in de adresbalk van de browser te typen.

Zet het adres steeds achter het adres van jouw omgeving. Voor de klok wordt dat bijvoorbeeld https://regiofinale.flltools.nl/timer. Vervang "regiofinale" met de naam van jouw regiofinale.

Pagina's voor de wedstrijddag

AdresWat is het?Inloggen nodig?Meer uitleg
/timerDe klok voor het publieksscherm, zonder knoppen. Je bedient de klok vanaf een andere computer.NeeHoe werkt de klok
/scoreboard/kioskHet scorebord zonder menu en zonder inlogknop, voor een groot scherm of een apparaat in de zaal.NeeHet scorebord
/info-screens/selectHier kies je welk infoscherm een tv of beamer laat zien. Elk scherm heeft daarna een eigen adres (/info-screens/...), dat je ook als bladwijzer kunt opslaan.NeeInfoschermen
/practice-reservationHet reserveringsscherm bij de oefentafels. Teams tikken hun teamnummer in en kiezen een vrije tijd.NeeOefentafels en reserveringen
/schedule/headRefereeEen overzicht voor de hoofdscheidsrechter: per tijdstip welk team aan welke tafel staat.JaHet dagschema maken
/scorecalculatorEen scorecalculator waarmee teams en scheidsrechters zelf een wedstrijd kunnen narekenen.NeeZie hieronder
/admin/scoresheetsDe editor voor de scoreformulieren: de missies, de vragen en de punten van de robotwedstrijd.Ja, alleen adminZie hieronder
/open-sourceEen lijst van alle open source pakketten waarmee FLLTools gebouwd is, met hun licenties.NeeZie hieronder

Zet een kiosk- of klokscherm op volledig scherm (meestal met de toets F11). Op die manier ziet niemand de adresbalk en kan niemand per ongeluk naar een andere pagina gaan.

De scorecalculator

Op https://regiofinale.flltools.nl/scorecalculator staat het scoreformulier van het seizoen, precies zoals de scheidsrechters het gebruiken. Inloggen is niet nodig. Teams kunnen er thuis of in de pits een wedstrijd mee narekenen, en scheidsrechters kunnen er tijdens de scheidsrechtersbriefing mee oefenen (zie de pagina Scheidsrechtersbriefing).

Scorecalculator met de missies en de punten per missie

Onderaan de scorecalculator de totaalscore en de knop Reset scoring form

Een score in de scorecalculator wordt nergens opgeslagen en telt niet mee voor de uitslag. Scores voor de wedstrijd vul je in via Robot Match (zie de pagina Wedstrijdsecretariaat).

De score sheet editor

Op https://regiofinale.flltools.nl/admin/scoresheets staan alle scoreformulieren die in FLLTools zitten, één per seizoen. Hier kun je een scoreformulier bekijken, aanpassen, exporteren of een nieuw formulier toevoegen. Alleen gebruikers met de rol admin kunnen deze pagina openen.

Score sheet editor met de lijst van scoreformulieren

Een scoreformulier openen in de score sheet editor

Een wijziging in een scoreformulier geldt direct voor elk tournament dat dit formulier gebruikt, ook voor scores die al zijn ingevuld. Pas een scoreformulier daarom nooit aan tijdens een toernooi, en exporteer het eerst als reservekopie. Teksten zoals scoresheet.general.yes verwijzen naar de vertalingen in FLLTools; laat die staan, anders zien scheidsrechters niet meer de tekst in hun eigen taal.

Open source pakketten

Op https://regiofinale.flltools.nl/open-source staat een lijst van alle open source pakketten die FLLTools gebruikt, met de versie en de licentie van elk pakket. Je hebt deze pagina tijdens het toernooi niet nodig, maar hij is handig als iemand vraagt waarmee FLLTools gemaakt is.

Technische pagina's

Deze pagina's zijn vooral bedoeld voor wie FLLTools beheert of iets wil controleren:

De regiofinale

De regiofinale

Check-in van de teams

Met de check-in module houd je bij welke teams zich bij aankomst op de wedstrijddag hebben gemeld. Zo zie je aan de balie in één oogopslag of iedereen er is, en kun je bij het inchecken meteen de belangrijkste informatie voor het team bij de hand hebben.

De check-in pagina is alleen zichtbaar als de Team Check-in Module aan staat in Setup → Settings. Gebruikers met de rol secretariat of admin kunnen de check-in gebruiken.

Het overzicht

Check-in overzicht met alle teams

Een team inchecken

Venster Before you check them in met de jurysessie van het team

Na het inchecken verandert de status in Checked in (2) en loopt de teller (1) op. Heb je per ongeluk het verkeerde team ingecheckt? Klik dan op Undo (3).

Ingecheckt team met de knop Undo

Popup info instellen

Via Popup info kies je welke informatie in het check-in venster verschijnt. Dit geldt voor alle teams.

Venster Popup info met de keuzes voor het check-in venster

Klik op Save om de keuze op te slaan.

Checklist voor de balie

Met Edit checklist maak je een lijstje met herinneringen voor de vrijwilligers aan de balie, bijvoorbeeld het ophalen van toestemmingsformulieren. Deze punten verschijnen in het check-in venster en kunnen daar worden afgevinkt.

Venster Edit checklist met voorbeeldpunten

De checklist is alleen een geheugensteun. Het afvinken wordt niet per team opgeslagen. Wil je per team iets vastleggen, gebruik dan de Opmerkingen / Remarks.

De regiofinale

Scheidsrechtersbriefing

Bij de scheidsrechtersbriefing loopt de hoofdscheidsrechter door de regels en updates van dit seizoen. Dit moet elk jaar gebeuren. Dit document legt alleen de scoringtool uit voor de scheidsrechters, en is geen vervanging voor de briefing.

De scheidsrechters hebben voor de finale allemaal een login ontvangen waarmee ze op de FLLTools website voor de regio kunnen inloggen. De scoringtool werkt op een laptop, tablet en telefoon.

Wedstrijdgegevens invullen

Bovenste blok van de scoringtool met team, ronde en tafel

Menu Access season resources met Challenge Guide en Challenge Updates

Instellingen en team ophalen uit het schema

Instellingen van de scoringtool

Fetch schedule en Auto fetch werken alleen als de Schedule module aan staat en er een dagschema in FLLTools staat. Zie de pagina Het dagschema maken.

Missie invoer

De missie invoer is standaard niet ingevuld. Dit moet door de scheidsrechter aan het einde van de wedstrijd worden ingegeven. Elke missie heeft een of meer vragen. Meestal kies je het antwoord met een knop (bijvoorbeeld Yes / No). Bij vragen waar je iets moet tellen gebruik je de knoppen min (1) en plus (3), of typ je het aantal direct in het vakje (2).

Teller-vraag met min- en plusknop

Sommige vragen verschijnen pas als ze van toepassing zijn, bijvoorbeeld een bonusvraag die alleen telt als het eerste deel van de missie gelukt is. Beantwoord de vragen dus van boven naar beneden. Elke missie heeft 3 statussen:

1. Niet (volledig) ingevuld

Missie die nog niet is ingevuld, met rode score

Deze status is te herkennen aan de rode score.

2. Volledig ingevuld, punten gescoord

Volledig ingevulde missie met punten, groene score

Deze status is te herkennen aan het groene vakje bij de punten.

3. Volledig ingevuld, geen punten gescoord

Volledig ingevulde missie zonder punten, oranje score

Deze status is te herkennen aan het oranje vakje bij de punten.

Door deze statussen kun je snel zien welke missies missen of niet goed zijn ingevuld.

Handtekening en opslaan

Blok Confirm Result met opmerkingen, GP-score, handtekening en Submit

Onderaan alle missies staat dit blok. Dit blok wordt als laatste ingevuld.

Zolang er nog iets ontbreekt, staat er op de knop wat er mis is, bijvoorbeeld Signature required of Scoresheet invalid. Bij een ongeldig scoreformulier verschijnt de knop Fix It. Door hierop te klikken zal het scherm zich verplaatsen naar de missie die niet goed is ingevuld.

Knoppen Scoresheet invalid en Fix It

Na het opslaan verschijnt een bevestiging met de teamnaam en de score, en wordt het formulier leeggemaakt voor het volgende team.

Bij rondes waarvan de score verborgen is (bijvoorbeeld de laatste ronde), kan de totaalscore voor de scheidsrechter vervaagd worden weergegeven. Tik op Tap to reveal score om de score toch te zien. Dit stel je in met Hide score on referee input for hidden rounds in Setup → Settings.

Werken zonder internet

Valt de wifi weg? Geen probleem, de scoringtool werkt gewoon door. Als je een score instuurt zonder internetverbinding, wordt deze veilig op het apparaat bewaard. Je krijgt dan een melding dat de score lokaal is opgeslagen.

Lokale resultaten in de instellingen van de scoringtool

Sluit de browser niet af en wis de browsergegevens niet zolang er nog lokale resultaten op het apparaat staan. Controleer aan het einde van de dag of Local Results op 0 staat.

Scores overzetten met QR-codes

Komt een apparaat helemaal niet meer online, dan kun je de lokale scores via QR-codes overzetten naar een ander apparaat, bijvoorbeeld de laptop van het wedstrijdsecretariaat.

Venster Stored Local Results met Export via QR en Import via QR

QR-codes voor het overzetten van lokale resultaten

De regiofinale

Jurybriefing

Bij de jurybriefing loopt de hoofdjury door de regels en updates van dit seizoen. Dit moet elk jaar gebeuren. Dit document legt alleen de formulieren en de jurytool uit voor de juryleden, en is geen vervanging voor de briefing.

De jury kan op twee manieren beoordelen: op papier met de juryformulieren uit de exports, of digitaal in FLLTools. Bespreek vooraf met de hoofdjury welke manier jullie gebruiken.

Beoordelen op papier

Extra belangrijk: zorg dat de juryleden in elke rij exact 1 vakje aanvinken, anders wordt het lastig op het wedstrijdsecretariaat om te zien wat de score is.

De jury moet elk team op zichzelf beoordelen, er mag niet vergeleken worden tussen de teams. Na elke ronde worden de formulieren opgehaald en naar het wedstrijdsecretariaat gebracht.

Onderstaande informatie is alleen voor regiofinales die Juryscan gebruiken. Weet je niet of je die gebruikt? Dan hoef je dit niet te lezen.

Wanneer Juryscan wordt gebruikt, moeten de vakjes volledig worden ingekleurd met een zwarte pen of stift.

Is er per ongeluk een vakje verkeerd ingevuld? Vraag dan een nieuw formulier aan bij de hoofdjury of het wedstrijdsecretariaat. Anders kan het geautomatiseerde systeem de scan onjuist inlezen.

Digitaal beoordelen

Digitaal beoordelen kan alleen als de Judge Module aan staat in Setup → Settings, de jury's zijn aangemaakt en het tournament de juiste beoordelingsformulieren (rubrics) heeft. Zie de pagina over de jury en de rubrics.

Het Judge portal

Juryleden met (alleen) de rol judge komen na het inloggen automatisch in het Judge portal. Dit is een eenvoudige omgeving met alleen wat een jurylid nodig heeft.

Judge portal met juryruimte en geplande teams

Hoofdjuryleden, het wedstrijdsecretariaat en beheerders gebruiken in het gewone menu de knop Judge.

Een team beoordelen

Bovenste blok van het beoordelingsformulier met team, jury en rubric

Daaronder staat het formulier, verdeeld in onderdelen zoals in het officiële juryformulier.

Onderdeel van het beoordelingsformulier met de vier niveaus

Onderaan het formulier staat het blok Confirm rubric.

Blok Confirm rubric met opmerkingen en de verzendknop

Ook bij digitaal beoordelen geldt: beoordeel elk team op zichzelf en vergelijk teams niet met elkaar. De rankings worden later automatisch berekend op de pagina Competition Results.

De regiofinale

Wedstrijdsecretariaat

Het wedstrijdsecretariaat heeft misschien niet veel taken, maar speelt wel een cruciale rol. Het secretariaat houdt bij of alle scores correct binnenkomen en controleert op eventuele fouten. Aan het einde van de dag zorgt het wedstrijdsecretariaat dat alle uitslagen klaarstaan voor het juryberaad.

Gebruikers met de rol secretariat hebben toegang tot alle onderdelen op deze pagina.

Het dashboard

Na het inloggen kom je op het Dashboard. Hier zie je in één oogopslag hoe de dag verloopt.

Dashboard met de overzichtskaarten

Met de knop onderaan elke kaart ga je direct naar de bijbehorende pagina.

Wedstrijdscores controleren

Via Game results in het menu zie je alle ingevoerde robotwedstrijden. De lijst ververst zich automatisch zodra er een nieuwe score binnenkomt.

Lijst met wedstrijdresultaten

Een score corrigeren

Menu van een score met Show, Edit en Delete

Overleg bij twijfel altijd met de hoofdscheidsrechter voordat je een score aanpast of verwijdert.

De matrix

De matrix laat alle teams onder elkaar zien en alle rondes naast elkaar. Zo zie je snel waar nog een score ontbreekt of waar iets dubbel is ingevoerd.

Matrix met teams en rondes

Legenda van de matrix

Juryresultaten controleren

Als de jury digitaal beoordeelt, vind je alle beoordelingen onder Judging results.

Lijst met juryresultaten

Matrix met teams en beoordelingsformulieren

Scores ontvangen via QR-codes

Heeft een scheidsrechter of jurylid lange tijd geen internet gehad, dan kunnen de lokaal bewaarde scores via QR-codes naar de laptop van het secretariaat worden overgezet.

Onderdeel Import results via QR in de instellingen

Venster om QR-codes in te lezen

Aan het einde van de dag

De regiofinale

Het scorebord

FLLTools heeft een live scorebord. Zodra een scheidsrechter een score opslaat, wordt de ranglijst opnieuw berekend en ververst het scorebord zich vanzelf. Je hoeft de pagina dus niet te verversen.

Er zijn 3 versies van het scorebord.

Publiek scorebord

Dit is het scorebord waar bezoekers uitkomen zodra ze de site bezoeken. Het is te vinden op https://regiofinale.flltools.nl/scoreboard (vervang "regiofinale" met de naam van jouw regiofinale), of via Scoreboard (1) in het menu bovenaan.

Publiek scorebord

Wordt er gespeeld met een scoresheet voor een toekomstig of proefseizoen, dan worden de teams gerangschikt op hun gemiddelde score in plaats van de beste score.

Kiosk scorebord

Wil je het scorebord op een groot scherm of een publiek toegankelijk apparaat in de zaal laten zien? Gebruik dan https://regiofinale.flltools.nl/scoreboard/kiosk. Dit scorebord toont dezelfde ranglijst, maar zonder menu en zonder inlogknop. Bezoekers kunnen vanaf dit scherm dus nergens anders naartoe.

Kiosk scorebord zonder menu

Wil je naast het scorebord ook het schema, de klok of de tafels op een scherm laten zien? Gebruik dan de infoschermen. Zie de pagina over de Info screens.

Administratief scorebord

Ingelogde gebruikers vinden via Scoreboard (1) in het menu het administratieve scorebord. Hiervoor geldt hetzelfde als voor het publieke scorebord, met de uitzondering dat hier alleen de oefenrondes niet te zien zijn. De verborgen rondes worden voor de ingelogde gebruikers wel meegeteld.

Administratief scorebord in het beheergedeelte

Laat het administratieve scorebord dus niet zien op een scherm voor publiek zolang er nog rondes verborgen zijn. Na de prijsuitreiking zet je de verborgen ronde open; zie de pagina Laatste ronde open zetten.

De regiofinale

Opmerkingen / Remarks

De opmerkingen / Remarks module staat standaard aan. Hier worden de opmerkingen over teams verzameld, zodat deze gemakkelijk terug te vinden zijn tijdens het juryberaad. Opmerkingen worden in verschillende categorieën geplaatst, en kunnen zowel positief als negatief zijn.

Waar komen opmerkingen vandaan?

Het overzicht

Ga in het menu naar Remarks. Dit overzicht is zichtbaar voor het wedstrijdsecretariaat en de beheerders, en toont alleen de opmerkingen van het huidige tournament.

Overzicht van de opmerkingen

De opmerkingen zelf zijn niet in het overzicht te zien. Dit is voor het geval dat er mensen meekijken. De opmerking kun je lezen door hem te openen via het menu.

Een opmerking plaatsen

Formulier voor een nieuwe opmerking met de categorieën

Op dit moment worden de opmerkingen verwijderd aan het einde van het jaar. We zijn ermee bezig dat opmerkingen kunnen blijven staan over de seizoenen, zodat problemen niet iets zijn wat de vrijwilligers moeten onthouden, maar dat het systematisch kan worden bijgehouden.

De regiofinale

Aankondigingen

Met aankondigingen stuur je tijdens de wedstrijddag een pushbericht naar de telefoons en computers van bezoekers, coaches en vrijwilligers. Handig voor bijvoorbeeld "De lunch staat klaar", "De prijsuitreiking begint over 10 minuten" of een wijziging in het schema.

Hoe ontvangen mensen de aankondigingen?

Een bericht komt alleen aan op apparaten die zich hebben aangemeld:

Megafoon-knop op de publieke website

Zet een bordje bij de ingang of laat de presentator vertellen dat bezoekers de aankondigingen kunnen aanzetten via de megafoon op de website. Op een iPhone werken pushmeldingen alleen als de website eerst aan het beginscherm is toegevoegd.

Een aankondiging versturen

Aankondigingen versturen kan door het wedstrijdsecretariaat en de beheerders.

Menu-item Announcements

Formulier voor een nieuwe aankondiging

Er verschijnt nog een controlevraag. Klik nogmaals op Send om het bericht echt te versturen.

Controlevraag voor het versturen van een aankondiging

Een verstuurde aankondiging komt direct binnen en kan niet worden teruggehaald. Lees het bericht dus goed na voordat je het verstuurt.

Verstuurde aankondigingen

Onder Sent announcements zie je alle eerder verstuurde berichten, met wie het heeft verstuurd, naar hoeveel apparaten (Devices), en bij hoeveel apparaten het bericht is afgeleverd (Delivered) of mislukt (Failed).

Zie je de melding dat web push niet is geconfigureerd? Dan kan FLLTools op deze omgeving (nog) geen pushberichten versturen. Neem contact op met thijs@flltools.nl.

Juryberaad

Juryberaad

Competition Results: de uitslag bepalen

De pagina Competition Results helpt de hoofdjury tijdens het juryberaad. FLLTools zet hier alle robotscores en jurybeoordelingen naast elkaar en rekent de rankings automatisch uit, op dezelfde manier als de officiële spreadsheet (OJS). De hoofdjury kan per team direct vastleggen welke award het team krijgt.

De rankings worden steeds opnieuw berekend uit de scores die in FLLTools staan. Je hoeft dus niets over te typen. Alleen de keuzes voor awards, plaatsen, doorstroming en opmerkingen worden opgeslagen.

Deze pagina is zichtbaar voor gebruikers met de rol Head Judge, Secretariat of Administrator. Zij kunnen ook de awards invullen.

Het overzicht

Klik in het menu links op Competition Results.

Overzicht Competition Results

Elke rij is een team. De kolommen:

Teams met dezelfde score krijgen dezelfde plaats (bijvoorbeeld 1, 2, 2, 4). De lijst staat standaard gesorteerd op Champion's Rank. Door op een kolomkop te klikken kun je op een andere kolom sorteren, bijvoorbeeld op IP Rank als je de Innovation Project-award bespreekt. Met het zoekveld vind je snel een team.

Ontbreekt er bij een team nog een onderdeel, bijvoorbeeld een jurybeoordeling of een robotscore? Dan staat er een streepje (–) en krijgt het team geen Champion's Score. Deze teams staan onderaan de lijst. Controleer in dat geval bij het wedstrijdsecretariaat of alle formulieren zijn ingevoerd.

Oefenrondes tellen niet mee. Ook rondes die nog op Hide scores staan tellen (nog) niet mee voor de robotscores en de Robot Rank. Houd hier rekening mee als de laatste ronde tijdens het juryberaad nog verborgen is. Zie ook de pagina Laatste ronde open zetten.

Welke formulieren tellen mee (Rank sources)

FLLTools moet weten welk jurybeoordelingsformulier bij het Innovation Project hoort en welk bij Robot Design. Controleer dit vóór het juryberaad.

Venster Judging rank sources

Innovation Project rubric (1): Het formulier waarvan de totaalscore de IP Rank bepaalt.

Robot Design rubric (2): Het formulier waarvan de totaalscore de RD Rank bepaalt.

De CV Rank wordt automatisch berekend uit de Core Values-punten in deze twee formulieren. Klik op Save (3) om de keuze op te slaan. De keuze geldt voor het huidige tournament.

Heb je hier nog niets gekozen, dan gebruikt FLLTools automatisch het eerste Innovation Project- en Robot Design-formulier dat in het systeem staat. Is een team door meerdere juryleden beoordeeld met hetzelfde formulier, dan telt het meest recent ingevoerde formulier.

Awards vastleggen

Venster om een award vast te leggen

Award (1): Kies de award uit de lijst (Champion's, Core Values, Innovation Project, Robot Design, Robot Performance, Breakthrough, Rising All-Star, Motivate). Je kunt ook zelf een naam typen, bijvoorbeeld voor een eigen prijs.

Award Place (2): De plaats, bijvoorbeeld 1st, 2nd of 3rd. Ook hier kun je zelf iets typen.

Advance (3): Zet deze aan als het team doorgaat naar de volgende ronde, bijvoorbeeld de Benelux-finale.

Comment (4): Ruimte voor een toelichting, bijvoorbeeld de reden van de keuze of tekst voor de presentator.

De rankings zijn een hulpmiddel. De uiteindelijke beslissing ligt altijd bij de jury. Volg de officiële regels uit het document “Awards and Allocations” in de judging toolkit.

Juryberaad

FLLTools export naar OJS

Gebruik je OJS (Official Judging Spreadsheet) voor het juryberaad? Dan hoef je de robotscores niet over te typen. FLLTools maakt een Excel-bestand dat je in OJS kunt plakken.

Ga via Setup naar Exports. Onderaan de pagina vind je de onderstaande kaarten:

Kaarten Judging Results en Offical Judging Sheet Export op de Exports-pagina

Robotscores en Gracious Professionalism

In het bestand staat per team één rij met:

Plak de scores in OJS op de juiste tabbladen: de robotscores op het tabblad “Robot Game Scores” en de GP-scores in de kolommen voor de Gracious Professionalism-scores op het tabblad “Core Values Input”. Gebruik Plakken speciaal > Waarden, zodat de formules in OJS niet overschreven worden. Controleer of de teamvolgorde in OJS gelijk is aan die in de export.

Ook verborgen rondes staan in deze export. Deel het bestand dus niet met teams voordat de uitslag bekend is.

Jurybeoordelingen

Worden de jurybeoordelingen in FLLTools ingevoerd? Dan kun je die bij Judging Results downloaden:

Tip: met de pagina Competition Results rekent FLLTools de rankings zelf uit, zonder OJS. Zie de pagina Competition Results: de uitslag bepalen.

Juryberaad

Hoe te werken met OJS

Worden alle robotscores en jurybeoordelingen in FLLTools ingevoerd? Dan kun je ook de pagina Competition Results gebruiken. Die rekent dezelfde rankings uit als OJS (Robot Game, Core Values, Innovation Project, Robot Design en Champion's), en je kunt er de awards vastleggen. Werk je met OJS, bijvoorbeeld omdat je de spreadsheet moet inleveren bij de uitvoerende partner, volg dan de stappen hieronder.

Belangrijk vooraf

Stap 1.

Open het tabblad “Team and Program Information”. Vul daar de teamgegevens in. Deze informatie verschijnt automatisch in de andere tabbladen. Je ziet mogelijk dat teamnamen niet zichtbaar zijn in het tabblad “Robot Game Scores”. Deze cellen zijn bewust verborgen en mogen niet handmatig worden ingevuld.

Stap 2.

Verzamel de rubric-scores van de juryleden en de Robot Game-scores van de scheidsrechters. Voer deze gegevens vervolgens in op de bijbehorende tabbladen van dit werkbestand.

Stap 3.

Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd, ga dan naar het tabblad “Results and Rankings” om alle informatie overzichtelijk bij elkaar te zien.

Stap 4.

Nu kun je de awards toekennen op basis van de rankings. Gebruik hiervoor het document “Awards and Allocations” uit de judging toolkit (hier te vinden).

Na de regiofinale

Na de regiofinale

Laatste ronde open zetten

Vergeet niet na de prijsuitreiking de laatste ronde open te zetten! Dan kunnen de teams de daguitslag ook zien.

Tijdens de wedstrijddag staat de laatste ronde meestal op Hide scores. Zo blijft de uitslag spannend tot de prijsuitreiking. Zolang een ronde verborgen is, zie je de scores van die ronde niet op:

Ingelogde gebruikers zien de verborgen scores wel op het administratieve scorebord en bij Game results.

De ronde zichtbaar maken

Rondes-overzicht met de verborgen ronde

Menu met Show, Edit en Delete

Venster Edit round met de schakelaar Hide scores

Het publieke scorebord en de info screens worden automatisch bijgewerkt. Bezoekers hoeven de pagina niet te verversen.

Uitslagen op de teampagina's

Instelling Publish results automatically

Of de wedstrijduitslagen op de publieke teampagina's staan, hangt af van de instelling Publish results automatically (1). Deze vind je via Setup en Settings.

Het publieke scorebord gebruikt deze instelling niet. Daarop staan altijd de scores van de zichtbare rondes (zonder oefenrondes).